Verhandlungsverfahren

Die Bekanntmachung erfolgt in der Regel in Form einer Auftragsbekanntmachung über eine öffentlich zugängliche Vergabeplattform bzw. das EU-Amtsblatt und definiert den offiziellen Start des Vergabeverfahrens.

Im Gegensatz zum Planungswettbewerb müssen im Verhandlungsverfahren alle Vergabeunterlagen bereits mit der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung gestellt werden. Hierzu gehören neben den Eignungs- und Zuschlagskriterien auch bereits die vollständigen Vertragsunterlagen.

Die folgenden Verfahrensbedingungen sind bereits in der Bekanntmachung abzubilden:

Der Großteil der Auftragsbekanntmachungen ist im EU-Amtsblatt zu finden.

Einerseits werden dort alle Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte veröffentlicht, andererseits können auch unterschwellige Vergabeverfahren freiwillig dort veröffentlicht werden. Unterschwellige Vergabeverfahren werden alternativ auf den nationalen Vergabeplattformen veröffentlicht, erreichen dort aber ggf. nicht alle interessierten Planer. Es wird daher die Veröffentlichung im EU-Amtsblatt für alle Vergabeverfahren empfohlen.

Die Bewerbung erfolgt üblicherweise über zur Verfügung gestellte Bewerbungsbögen. Ein Muster für Bewerbungsbögen und für eine EU-Bekanntmachung können Sie demnächst hier herunterladen.

Das Muster für eine EU-Bekanntmachung bietet Textbausteine für einfache und faire Vergabeverfahren. Verhandlungsverfahren, die nach dem Muster durchgeführt werden, sind so gestaltet, dass sich auch junge und kleine Büroorganisationen am Verfahren beteiligen können, aber gleichzeitig eine ausreichende Sicherheit für die Auslober geboten wird, dass der anschließende Auftrag durch ausreichend qualifizierte Planer durchgeführt wird.

Nach Eingang der Bewerbungen werden die Teilnehmer auf Basis der bekanntgemachten Eignungskriterien ermittelt. Es wird auch für Verhandlungsverfahren ausdrücklich ein Losverfahren auf Basis von Mindestkriterien empfohlen. Die ausgelosten Bieter (zumeist 3-5) bilden das Teilnehmerfeld für das Verhandlungsverfahren. Im Gegensatz zum Planungswettbewerb werden die ausgewählten Bieter nicht bekanntgegeben, sondern unterliegen der Verschwiegenheit des Gesamtverfahrens.

Die Vergabeunterlagen sind vollständig zur Veröffentlichung zur Verfügung zu stellen.

Folgende Unterlagen gehören in der Regel zu den Vergabeunterlagen:

In einer Beschreibung des Vergabeverfahrens werden die formalen Kriterien des Verfahrens dargestellt. Hierzu gehört der Ablauf des Verfahrens, Angaben zu den von den Bietern geforderten Angaben zum Angebot sowie Ansprechpartner. Außerdem wird das Bewertungsverfahren (Zuschlagskriterien) beschrieben.

Die Zuschlagskriterien werden zusätzlich über eine Matrix dargestellt, die üblicherweise über eine Tabelle abgebildet wird. Hier werden alle Kriterien formuliert, die für die Bewertung der Angebote herangezogen werden sollen. Die nachträglich weitere Unterteilung in Unterkriterien ist nicht zulässig. Die Bepunktung sollte so gewählt werden, dass sie gut und für die Bieter nachvollziehbar begründet werden kann. In den Musterdokumenten stellen wir demnächst eine Zuschlagsmatrix mit üblichen Kriterien und Bewertungsmaßstäben zur Verfügung.

Zu den Vergabeunterlagen gehört üblicherweise eine kurze Projektbeschreibung. Hier werden grobe Eckdaten des Projekts dargestellt und Ziele des Auftraggebers z.B. in Bezug auf Kosten und Termine definiert.

Die Vertragsunterlagen müssen ebenfalls bereits möglichst vollständig veröffentlicht werden. Informationen, die noch nicht vorliegen, wie z.B. Honorarparameter, werden nach Vertragsabschluss ausgefüllt.

Alle ausgewählten Bieter werden zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert. Üblicherweise erhalten die Bieter 30 Kalendertag für die Erstellung ihrer Angebote.

Die Angebote werden in der Regel vollständig digital über eine Vergabeplattform eingereicht.

Die eingegangenen Angebote werden durch die Vergabestelle oder einen Verfahrensbetreuer auf Vollständigkeit geprüft. Anschließend folgt die inhaltliche Prüfung zur Vorbereitung der Verhandlungsgespräche. Da die Angebote anhand der Zuschlagsmatrix bewertet werden, kann auch die Prüfung anhand dieser Kriterien erfolgen. Offene Fragen werden für das Verhandlungsgespräch formuliert.

Im Rahmen der Verhandlungsgespräche erhalten alle Bieter die Möglichkeit, ihre Angebote zu vor dem Bewertungsgremium des Auftraggebers zu präsentieren. Der Auftraggeber kann offen Fragen stellen. Es ist zu beachten, dass alle Bieter gleichbehandelt werden. Allgemeine Fragen sollten daher allen Bieter einheitlich gestellt werden. Es wird empfohlen, nach jedem Bietergespräch eine vorläufige Bepunktung der Zuschlagskriterien vorzunehmen und hierzu jeweils kurze Begründungen zu formulieren. Nach der Vorstellung des letzten Bieters kann die Bepunktung dann vergleichend noch einmal angepasst werden.

Im Anschluss an die Verhandlungsgespräche sollte dem Bieter die Möglichkeit zur Überarbeitung seines Angebotes gegeben werden, da häufig wichtige Fragen und Erkenntnisse erst im Rahmen der Verhandlungsgespräche erörtert werden. Erfahrungsgemäß können Bieter auf dieser Basis insbesondere ihre Honorarangebote noch einmal reduzieren.

Nach der Auswertung der finalen Angebote werden Informationsschreibung nach § 134 GWB an die unterlegenen Bieter verschickt. Der obsiegende Bieter erhält eine Information, dass er den Zuschlag erhalten soll. Nach einer Wartefrist von mindestens 10 Kalendertagen kann der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden.

Der vergebene Auftrag wird über das EU-Amtsblatt bekanntgemacht.

Die Eignungskriterien müssen nach § 122 (4) GWB so gewählt werden, dass sie mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu diesem in einem angemessenen Verhältnis stehen.

Die Eignungskriterien dürfen nach § 122 (2) ausschließlich die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit betreffen. Eignungskriterien sind bei geeigneten Aufgabenstellungen so zu wählen, dass kleinere Büroorganisationen und Berufsanfänger sich beteiligen können (vgl. § 75 (4) VgV).

Unter anderem können Referenzen zur Prüfung der technischen Leistungsfähigkeit herangezogen werden. Referenzen sollten als Mindestanforderungen formuliert werden und nicht zur Durchführung eines Rankings herangezogen werden, da Rankings meist zur Bevorteilung großer, erfahrener Büroorganisationen führen. Referenzanforderungen müssen mit der Planungsleistung vergleichbar sein. Dabei ist es in der Regel unerheblich, ob der Bewerber bereits Objekte derselben Nutzungsart geplant oder realisiert hat (vgl. § 75 (5) VgV).

Die AKNW empfiehlt folgende Referenzanforderungen:

Um auch kleineren Büroorganisationen und Berufsanfängern die Möglichkeit der Teilnahme zu geben, werden folgende Regelungen empfohlen: