Nachweis des Zugangs eines Schreibens

Architekt A. wendet sich an die Architektenkammer NRW und bittet um Rechtsauskunft zu folgendem Problem: 

„Im Rahmen der Abwicklung eines Bauvertrags kommt es zu erheblichen Mängelleistungen des Unternehmens U GmbH. Es wurde auf diese Mängel bereits mehrfach hingewiesen und aufgefordert, die Mängel zu beseitigen. Hierfür wurde dem Unternehmen eine angemessene Frist zur Beseitigung der Mängel gesetzt und erklärt, dass man ihm nach fruchtlosem Ablauf der Frist den Auftrag entziehen werde. Dieses Schreiben wurde dem Unternehmer per Telefax zugesandt. Der Bauunternehmer bestreitet, diese Mitteilung erhalten zu haben, obwohl dem Bauherrn ein Sendeberecht mit ‚OK’-Vermerk vorliegt. - Ist aufgrund des Sendeprotokolls der Zugang des Telefax nachweisbar?“ 

Derjenige, der ein Schreiben an einen Empfänger schickt, muss auch den Zugang beweisen, falls der Eingang des Schreibens bestritten wird. Bereits mehrfach hat sich die Rechtsprechung mit der Frage auseinander gesetzt, inwieweit eine Telefaxübermittlung mit einem ordnungsgemäßen Sendebericht den Zugang des Schreibens nachweist. Für den Eingang eines Schreibens stellt der Bundesgerichtshof „auf den vollständigen Empfang (Speicherung) der gesendeten technischen Signale“ im Telefaxgerät des Empfängers ab. Diese Rechtsprechung verfolgt der BGH bereits seit einiger Zeit im Zusammenhang mit dem Zugang von Telefaxsendungen an ein Gericht.

Nach einer neuen Entscheidung des BGH soll dies zumindest auch im Privatrechtsverkehr gelten, wenn es sich beim Empfänger um ein kaufmännisches Unternehmen im Sinne des Handelsgesetzbuches handelt. Einem kaufmännischen Unternehmen sei im geschäftlichen Verkehr ein Signalzugang als Zugang des Schriftstückes zuzurechnen, wenn vom Empfänger keine konkreten Anhaltspunkte dafür vorgetragen werden oder ersichtlich sind, dass ein ordnungsgemäßer Ausdruck des Schreibens aus vom Absender des Telefax zu vertretenden Gründen gescheitert sein könnte. In dieser Entscheidung kam der BGH nach der Einschaltung eines Sachverständigen aufgrund des vorliegenden Sendeberichts mit ‚OK’-Vermerk und aufgrund der im konkreten Fall verwendeten Geräte zu dem Ergebnis, dass davon ausgegangen werden könne, dass die Faxübertragung im Speicher des Empfangsgeräts angekommen sei und damit die Erklärung zugegangen sei.

Da es sich im vorliegenden Fall bei der U GmbH um ein kaufmännisches Unternehmen handelt und Anhaltspunkte dafür, dass ein ordnungsgemäßer Ausdruck des Schreibens bei der U GmbH gescheitert sein könnte, nicht vorliegen, und da die Firma U den Zugang nur pauschal ohne nähere Begründung bestreitet, wird man hier einen ordnungsgemäßen Zugang des Schreibens annehmen müssen.

Praxisempfehlung:

Besonders im Bauvertragsrecht kommt es häufig auf den Beweis des Zugangs empfangsbedürftiger Erklärungen an. Dies gilt nicht nur für den o. g. Fall, sondern etwa auch für den Zugang von Kündigungserklärungen oder den Zugang von Handwerkerrechnungen oder Architektenrechnungen, da ab diesem Zeitpunkt die zweimonatige Frist zu laufen beginnt, in dem die fehlende Prüffähigkeit der Rechnung gerügt werden kann.

Die Auffassung, dass die Vorlage eines Sendeprotokolls mit „OK“-Vermerk keinen Zugangsbeweis darstellt, wird in der Rechtsprechung zunehmend abgelehnt. Von einer eindeutigen Rechtslage kann jedoch derzeit noch nicht ausgegangen werden. Wie oben dargelegt, spielen die konkreten Umstände des Einzelfalls im Streitfall eine erhebliche Rolle (z. B. die verwendeten Geräte). Zumindest dann, wenn der Faxempfänger ein kaufmännisches Unternehmen ist, wird man unter erleichterten Voraussetzungen von einem Zugang ausgehen können.

Einen eindeutigen Nachweis des Zugangs erreicht man nach wie vor durch Boten oder eine Versendung des Schreibens per Einschreiben mit Rückschein. Eine kostengünstige Alternative kann darin gesehen werden, ein Telefax zu versenden und darauf einen Dritten (z. B. einen Büromitarbeiter) zu bitten, beim Faxempfänger anzurufen und dort nachzufragen, ob das kurz zuvor versandte Telefax mit sämtlichen Seiten angekommen ist. Fertigt dieser Dritte über das Telefongespräch im Anschluss einen Vermerk darüber, so kann er in einer ggf. erforderlichen gerichtlichen Auseinandersetzung dessen Inhalt als Zeuge bekunden.

Hinzuweisen ist abschließend darauf, dass der Architekt grundsätzlich keine Erklärungen abgeben darf, die unmittelbar Rechtsfolgen auslösen (z. B. die Kündigung eines Bauvertrags). Hier ist darauf zu achten, dass derartige Erklärungen vom Bauherrn abgegeben werden.