Nachweis von Kopierkosten

Architekt A wendet sich mit folgender Frage an die Architektenkammer NRW: „Ich habe mit einem Bauherrn vertraglich vereinbart, dass ich meine Nebenkosten auf Nachweis abrechnen kann. Das Bauvorhaben war im März 2013 abgeschlossen. Zugegeben, ich hätte mit der Abrechnung vielleicht nicht so lange sollen.  Als ich im Oktober 2014 meine Schlussrechnung inklusive meiner Nebenkosten gestellt habe, verweigerte mein Auftraggeber die Bezahlung meiner Nebenkosten. Unter anderem meinte er, es sei für ihn nicht nachzuvollziehen, ob ich tatsächlich so viele Kopien angefertigt hätte. Dabei hatte ich ihm neben den von mir bezahlten Rechnungen u.a. eine Liste zum Nachweis meiner Aufwendungen übergeben. Da es sich um ein großes Projekt handelte, sind auch meine Nebenkosten entsprechend hoch ausgefallen. Dass ich diese nun nicht bezahlt bekommen soll, sehe ich nicht ein. Ich habe meine Nebenkosten in ausreichender Form nachgewiesen und müsste einen Prozess doch gewinnen, oder?“

Bevor Nebenkosten klageweise geltend gemacht werden, sollte der Architekt genau hinterfragen, ob er seine Nebenkosten tatsächlich in dem erforderlichen Maße nachgewiesen hat.

Das Oberlandesgericht Dresden hat mit Urteil vom 25.04.2013 (AZ: 10 U 1933/10) auf die Berufung eines Bauherrn die Klage eines Architekten abgewiesen, der Nebenkosten aus einem Bauprojekt eingeklagt und vor dem Landgericht Chemnitz (AZ: 5 O 593/02)zunächst obsiegt hatte. Das OLG hielt fest: Ein Anspruch auf Nebenkosten erfordert zumindest, dass ein Bezug zum betreffenden Bauprojekt dargetan und ggf. bewiesen wird. § 14 Abs. 1, Abs. 3 HOAI 2009 regelt, dass bei der Ausführung eines Auftrages entstehende Nebenkosten, soweit sie erforderlich sind, abzüglich der nach § 15 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz abziehbaren Vorsteuern, neben dem Honorar der HOAI pauschal oder nach Einzelnachweis berechnet werden können. Sofern keine pauschale Abrechnung schriftlich vereinbart worden ist, sind Nebenkosten nach Einzelnachweis abzurechnen.

Im entschiedenen Fall genügte der vom Architekten erbrachte Nachweis seiner Nebenkosten nicht den Anforderungen, die an einen geeigneten Beweis zu stellen sind. Der Architekt hatte neben seinen Rechnungen Planlisten vorgelegt, aus denen sich nach Auffassung des Gerichts jedoch nicht ergab, dass abgerechnete Kopierarbeiten ausschließlich für das betreffende Bauprojekt erbracht wurden. Das Gericht erkannte den Einwand des Bauherrn an, die Rechnungen können den Planlisten nicht ohne Bestellzettel zugeordnet werden. Bestellzettel hatte der Architekt jedoch nicht vorgelegt. In dem konkreten Fall kam u.a. hinzu, dass die vertragliche Vereinbarung der Parteien vorsah, dass Nebenkosten auf Nachweis vierteljährlich erstattet werden. Von dieser Möglichkeit hatte der Architekt keinen Gebrauch gemacht, was nach Auffassung des Gerichts einer späteren Abrechnung nicht entgegenstehe. Die spätere Geltendmachung seines Anspruches entbinde den Architekten jedoch nicht von seiner Pflicht, einen eindeutigen Kosten-Nachweis zu erbringen. Es sei zumindest erforderlich, dass sich aus der Zusammenstellung der Nebenkosten mit vorgelegten Belegen oder aus sonstigen Umständen ein Bezug zu dem konkreten Bauprojekt nachvollziehen und ggf. beweisen ließe.

Praxistipp
Im dargestellten Fall galt die HOAI 2009. Es besteht jedoch kein Zweifel daran, dass auch nach der HOAI 2013 die o.g. Anforderungen an den Nachweis von Nebenkosten gestellt werden. Der Architekt ist daher gut beraten, seine Nebenkostenabrechnung mit aussagekräftigen Nachweisen zu unterlegen, um einem Bauherrn die Prüfung zu ermöglichen, ob sämtliche Nebenkosten dem Grunde und der Höhe nach im Zusammenhang mit einem bestimmten Bauprojekt angefallen sind. Dies gilt neben Kopien selbstverständlich auch für sonstige, vom Architekten geltend gemachte Nebenkosten.