Rechnungsprüfung - aber wie?

Architektin A wendet sich mit folgender Frage an die Architektenkammer NRW: "Mir liegt die Schlussrechnung eines bauausführenden Unternehmens vor. Normalerweise korrigiere ich eine solche Rechnung mit Rotstift durch, setze das aus meiner Sicht zutreffende Ergebnis ans Ende, gebe dem Bauherrn diese Rechnung zurück und schlage ihm vor, nur die von mir errechnete Summe zu bezahlen. Nun hat mich mein Auftraggeber gebeten, die Originalrechnung nicht zu verändern. Er befürchtet, ansonsten Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu bekommen. Was könnten das für Schwierigkeiten sein, und wie soll ich unter diesen Umständen überhaupt die notwendigen Korrekturen vornehmen?"

Die Rechnungsprüfung ist Teil der in Leistungsphase 8 zu erbringenden Grundleistungen. Hierbei ist zu kontrollieren, ob die abgerechneten Preise mit den vereinbarten Preisen übereinstimmen, ob die abgerechneten Mengen dem Aufmaß entsprechen, ob Leistungen zu Unrecht als zusätzliche Leistungen berechnet werden, ob vereinbarte Skontoabzüge und Rabatte korrekt berücksichtigt wurden und ob die abgerechneten Leistungen vollständig und ordnungsgemäß erbracht wurden (Werner/Pastor, Der Bauprozess, 15. Aufl., Rz. 2026). Der entsprechende Prüfvermerk beinhaltet übrigens kein Anerkenntnis der als zutreffend angesehenen Forderung gegenüber dem Unternehmer, sondern stellt lediglich eine fachlich fundierte Empfehlung des Architekten an den Bauherrn dar (vgl. Locher/Koeble/Frik, HOAI, 12. Aufl., Rz. 225 zu § 34).

Zusätzlich zum Prüfvermerk werden in der Praxis häufig detaillierte Korrekturanmerkungen direkt auf der Originalrechnung gemacht, indem Einzelpositionen gekürzt, durchgestrichen oder anderweitig ersetzt werden. Dies sollte jedoch vermieden werden: Bei der Rechnung handelt es sich um eine Urkunde, die im Eigentum des Bauherrn steht und die nicht verändert werden darf. Die erkennbar von fremder Hand stammende Veränderung dürfte zwar regelmäßig keine strafbare Urkundenfälschung sein.

Eine Rechnung mit solchen Anmerkungen kann ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Auftragnehmer aber gegenüber dem Finanzamt nicht verwenden. Er muss dort nämlich zwingend eine "unversehrte Rechnung" vorlegen. Die essentiellen Angaben auf dieser Rechnung dürfen nicht nachträglich verändert worden sein (Ziffer 14.4 Umsatzsteuer-Anwendungserlass). Sind Angaben in der ursprünglichen Rechnung korrekturbedürftig, darf der Rechnungsempfänger oder die von ihm beauftragte Architektin die Berichtigung deshalb nicht einfach selbst vornehmen. Der Auftraggeber muss vielmehr vom Rechnungssteller eine entsprechend berichtigte Rechnung verlangen (§ 31 Abs. 5b Umsatzsteuer-DVO). Als vorsteuerabzugsberechtigter Kunde hat er auf die Ausstellung einer zutreffenden Rechnung mit den nach § 14 Abs. 4 UStG notwendigen Angaben in der Regel auch einen vertraglichen Anspruch (vgl. OLG München NJW 1988, 270).

Praxistipp:

Die zur Prüfung vorgelegte Originalrechnung sollte von der Architektin zunächst kopiert werden. Anschließend sind die aus ihrer Sicht vorzunehmenden Korrekturen auf der Kopie zu vermerken. Im Zuge der Rückgabe von Original und Kopie an den Auftraggeber sollte die Architektin ihn über den ermittelten Zahlbetrag informieren und ihm – sofern sie diese Aufgabe nicht selbst übernimmt – nahelegen, vom Bauunternehmer eine berichtigte, dem Prüfungsergebnis entsprechende Rechnung zu verlangen. Diese Rechnung sollte die gleiche Rechnungsnummer wie die zu berichtigende Rechnung aufweisen. Alternativ kann die ursprüngliche Rechnung storniert und eine vollständig neue ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt werden.